Стройте бизнес,
основываясь на Ценностях
 


   Один в поле воин, или Как улучшить коммуникацию в отделе «своими руками»

Если вы видите, что в вашем отделе есть проблемы с коммуникацией, причём такие, которые негативно влияют на эффективность работы, можете ли вы - лично вы - улучшить ситуацию?
Эл Свицлер (Al Switzler), эксперт в вопросах ведения трудных диалогов, соавтор бестселлера "Трудные Диалоги. Что и как говорить, когда ставки высоки", уверен, что можете.


Проблема коммуникации, как правило, входит в тройку самых острых вопросов по итогам внутрикорпоративных исследований. И повторяется это из года в год.

Почему эту проблему не решают?


Самая явная причина в том, что срочные и хорошо видимые приоритеты всегда превалируют над приоритетами неочевидными. В ситуации, когда сотрудники постоянно испытывают давление целей, горящих сроков и предстоящих совещаний, им крайне сложно остановиться и подумать об устранении недостатков инфраструктуры. Вторая причина: улучшение коммуникации редко включают в показатели эффективности, достижение которых оценивается в ходе аттестации. И, в третьих, слабая коммуникация сохраняется долгое время потому, что руководители просто не в

идят тех проблем, которые она вызывает, или же видят их, но не придают им первостепенного значения. Любая из этих причин требует внимания и решения.

Предлагаю несколько вариантов решения, которые лично вы можете использовать для улучшения коммуникации в вашей организации.

1.    Внесите в расписание регулярный разговор с руководителем.
Каждый раз, когда слабая коммуникация приводит к возникновению проблемы, кратко опишите эту проблему, перечислите возможные последствия и предложите решение. Сделайте это письменно. Затем найдите подходящее время для разговора с руководителем. Вы можете сказать ему следующее: «Я обратил внимание на одну проблему в коммуникации, решение которой сделает нашу команду более эффективной. И мне хотелось бы обсудить её. В нашем офисе мы, сотрудники, часто не получаем информацию, которая позволила бы нам правильно расставлять приоритеты в проектах. Из-за этого мы откладываем выполнение работы до тех пор, пока эту информацию не получим, а потом в спешке стараемся завершить проект к назначенному сроку. Такая ситуация приводит к большому стрессу и множеству ошибок. Можем ли мы запланировать еженедельные 15-минутные совещания по телефону для определения приоритетов и ответов на вопросы? Также мы могли бы обсуждать идеи по улучшению коммуникации в компании, которые повысят нашу продуктивность».

2.    Определите эффективное и неэффективное поведение в организации и поделитесь этой информацией.
Второй подход фокусируется на поведении руководителей и сотрудников. Понаблюдайте за тем, как они себя ведут, и выявите три типа поведения на всех уровнях организации: 1. поведение, которое способствует правильной коммуникации, 2. поведение, которое препятствует правильной коммуникации и 3. желаемое поведение, которое люди не демонстрируют. Затем инициируйте диалог на эту тему, во время которого поделитесь своими наблюдениями и задайте вопросы. Можно сделать это так: «Я заметила, что, когда кто-то из коллег делится с тобой своим беспокойством о ходе проекта, ты часто откладываешь обсуждение до тех пор, пока, по твоим ощущениям, у тебя не будет достаточно времени для разговора. Обычно нужный момент бывает упущен и в проекте возникают проблемы. Можем ли мы поговорить об этой ситуации и подумать, что можно сделать, чтобы исправить её?».
Всегда лучше начать с вопросов, касающихся непосредственно вас, и далее перейти к эпизодам с участием других сотрудников. Заметив сопротивление со стороны собеседника, чётко озвучьте ваши намерения – вы пытаетесь улучшить коммуникацию для того, чтобы команда работала эффективнее.

3.    Проведите опрос и соберите нужную информацию. Один из лучших способов привлечь внимание руководителей и специалистов к важной теме, - это  поделиться с ними объективными данными по этой теме. Для сбора таких данных проведите опрос. Опрос поможет вам выявить задачи, решением которых следует заняться, а также даст идеи решений.
Начните опрос с трёх вопросов:
a)   Какое поведение помогает нам качественно выполнять нашу работу?
b)   Какое поведение создаёт трудности в нашей работе?
c)    Что бы вы предложили сделать для улучшения работы нашей команды?

4.   Заручитесь поддержкой коллег, обсуждая с ними вопросы коммуникации в команде.
Как-то руководитель отдела сказала мне, что, если один сотрудник обращается к ней с проблемой и решением, то она об этом подумает. Если же обращается группа, то она от мыслей сразу переходит к действиям. Этот пример говорит о том, что для привлечения внимания руководства, необходимо заручиться поддержкой коллег. Узнайте у них, кажется ли им проблема с коммуникацией такой же важной, как и вам. И, если так, то что именно они думают. Выслушав их мнения, предложите структурированное решение и обсудите его. Пусть один или два человека подготовят корректную и понятную презентацию для руководителя.

Главное, о чём следует помнить, - недопустимо полагаться на случай в деле налаживания коммуникации. Самый простой способ решения большинства проблем в этой сфере – это регулярно выделять время на обсуждение того, что работает и что не работает. По моему опыту, сначала на повестке дня оказываются простые, безопасные и наиболее однозначные вопросы. Однако, как только руководители начинают демонстрировать свою искреннюю заинтересованность, темами обсуждения становятся реальные серьёзные проблемы и на этом этапе уже можно добиться позитивных изменений. Этот процесс подтверждает ключевой вывод нашего исследования по теме трудных диалогов: проблемы с коммуникацией есть во всех семьях, командах и организациях. Разница между хорошими и лучшими из них в том, насколько быстро и вдумчиво они решают эти проблемы.


Оригинал материала.
Перевод SmartValues. При использовании материала ссылка на smartvalues.ru обязательна.


Изучить все приёмы и инструменты ведения трудных диалогов
вы можете на тренинге «Трудные Диалоги».
Подробная информация:

http://td.smartvalues.ru/

+7 (495) 626 3006, info@smartvalues.ru. 

 
 

Бизнес-Кейсы
Ответ одного из авторов методики «Трудные Диалоги» Джозефа Гренни (Joseph Grenny) на письмо взволнованной мамы мальчика, может быть интересен самому широкому кругу читателей, а не только родителям. Описанная ситуация и советы Джозефа ярко демонстрируют важность правильной подготовки к трудному диалогу и силу простого вопроса «Чего я хочу на самом деле?».
Подробнее

Многие руководители полагают, что сделав акцент на достижении результатов, они испортят отношения с подчинёнными. Требовательность лидера часто создаёт напряжение в коллективе. Однако, как показывает недавнее исследование Джозефа Фолкмана, президента и со-основателя компании Zenger|Folkman, можно требовать достижения результатов от сотрудников и при этом вызывать у них симпатию. Для этого надо уч
Подробнее

Отзывы клиентов




Наши партнеры
Новости
21.06.2017 1 июня на площадке «Точка Кипения АСИ Москва» выступил старший партнёр и ведущий бизнес-консультант компании SmartValues Максим Ильин. Он представил аудитории демо-версию тренинга «Мастер Влияния | Influencer ©»....
> Подробнее
04.04.2017 31 марта Георгий Мелик-Еганов, старший партнёр и ведущий бизнес консультант компании SmartValues, провёл мастер-класс «Выдающийся Лидер» для участников профессионального сообщества «Директориум»....
> Подробнее