Если вы видите, что в вашем отделе есть проблемы с коммуникацией, причём такие, которые негативно влияют на эффективность работы, можете ли вы - лично вы - улучшить ситуацию?
Эл Свицлер (Al Switzler), эксперт в вопросах ведения трудных диалогов, соавтор бестселлера «Трудные Диалоги. Что и как говорить, когда ставки высоки», уверен, что можете.
Проблема коммуникации из года в год входит в тройку самых острых и самых вопросов по итогам внутрикорпоративных исследований.
Почему её не решают?
Самая явная причина в том, что срочные и хорошо видимые приоритеты всегда превалируют над приоритетами неочевидными. В ситуации, когда сотрудники постоянно испытывают давление целей, горящих сроков и предстоящих совещаний, им крайне сложно остановиться и подумать об устранении недостатков инфраструктуры.
Вторая причина: улучшение коммуникации редко включают в показатели эффективности, достижение которых оценивается в ходе аттестации.
И, в-третьих, слабая коммуникация сохраняется долгое время потому, что руководители просто не видят тех проблем, которые она вызывает, или же видят их, но не придают им первостепенного значения. Любая из этих причин требует внимания и решения. Предлагаем несколько вариантов решения, которые лично вы можете использовать для улучшения коммуникации в вашей организации.
Внесите в расписание регулярный разговор с руководителем.
Каждый раз, когда плохая коммуникация приводит к возникновению проблемы, кратко опишите эту проблему, перечислите возможные последствия и предложите решение. Сделайте это письменно. Затем найдите подходящее время для разговора с руководителем.
Вы можете сказать ему следующее: «Я обратил внимание на одну проблему в коммуникации, решение которой сделает нашу команду более эффективной. И мне хотелось бы обсудить её. В нашем офисе мы, сотрудники, часто не получаем информацию, которая позволила бы нам правильно расставлять приоритеты в проектах. Из-за этого мы откладываем выполнение работы до тех пор, пока эту информацию не получим, а потом в спешке стараемся завершить проект к назначенному сроку. Такая ситуация приводит к большому стрессу и множеству ошибок. Можем ли мы запланировать еженедельные 15-минутные совещания по телефону для определения приоритетов и ответов на вопросы? Также мы могли бы обсуждать идеи по улучшению коммуникации в компании, которые повысят нашу продуктивность».
Определите эффективное и неэффективное поведение в организации и поделитесь этой информацией.
Второй подход фокусируется на поведении руководителей и сотрудников. Понаблюдайте за тем, как они себя ведут, и выявите три типа поведения на всех уровнях организации:
- поведение, которое способствует правильной коммуникации;
- поведение, которое препятствует правильной коммуникации;
- желаемое поведение, которое люди не демонстрируют.
Затем инициируйте диалог на эту тему, во время которого поделитесь своими наблюдениями и задайте вопросы.
Можно сделать это так: «Я заметил, что, когда кто-то из коллег делится с тобой своим беспокойством о ходе проекта, ты часто откладываешь обсуждение до тех пор, пока, по твоим ощущениям, у тебя не будет достаточно времени для разговора. Обычно нужный момент бывает упущен и в проекте возникают проблемы. Можем ли мы поговорить об этой ситуации и подумать, что можно сделать, чтобы исправить её?».
Всегда лучше начать с вопросов, касающихся непосредственно вас, и далее перейти к эпизодам с участием других сотрудников. Заметив сопротивление со стороны собеседника, чётко озвучьте свои намерения: вы пытаетесь улучшить коммуникацию для того, чтобы команда работала эффективнее.
Проведите опрос и соберите нужную информацию. Один из лучших способов привлечь внимание руководителей и специалистов к важной теме, - это поделиться с ними объективными данными по этой теме. Для сбора таких данных проведите опрос. Опрос поможет вам выявить задачи, решением которых следует заняться, а также даст идеи решений.
Начните опрос с трёх вопросов:
- Какое поведение помогает нам качественно выполнять нашу работу?
- Какое поведение создаёт трудности в нашей работе?
- Что бы вы предложили сделать для улучшения работы нашей команды?
Заручитесь поддержкой коллег, обсуждая с ними вопросы коммуникации в команде.
Как-то руководитель отдела сказала мне, что, если один сотрудник обращается к ней с проблемой и решением, то она об этом подумает. Если же обращается группа, то она от мыслей сразу переходит к действиям. Этот пример говорит о том, что для привлечения внимания руководства, необходимо заручиться поддержкой коллег. Узнайте у них, кажется ли им проблема с коммуникацией такой же важной, как и вам. И, если так, то что именно они думают. Выслушав их мнения, предложите структурированное решение и обсудите его. Пусть один или два человека подготовят корректную и понятную презентацию для руководителя.
Главное, о чём следует помнить, - недопустимо полагаться на случай в деле налаживания коммуникации. Самый простой способ решения большинства проблем в этой сфере – это регулярно выделять время на обсуждение того, что работает и что не работает. По моему опыту, сначала на повестке дня оказываются простые, безопасные и наиболее однозначные вопросы. Однако, как только руководители начинают демонстрировать свою искреннюю заинтересованность, темами обсуждения становятся реальные серьёзные проблемы и на этом этапе уже можно добиться позитивных изменений. Этот процесс подтверждает ключевой вывод нашего исследования по теме трудных диалогов: проблемы с коммуникацией есть во всех семьях, командах и организациях. Разница между хорошими и лучшими из них в том, насколько быстро и вдумчиво они решают эти проблемы.
Оригинал материала.
Перевод SmartValues. При использовании материала ссылка на smartvalues.ru обязательна.
Изучить все приёмы и инструменты ведения трудных диалогов вы можете на тренинге «Трудные Диалоги».
Подробности и регистрация: http://td.smartvalues.ru/.
