Список ваших обязанностей становится всё длиннее и длиннее. Часто вы узнаёте о новых обязанностях в самый последний момент, вместе с информацией о срочности решения очередной задачи. И без того напряжённая рабочая ситуация становится всё более неуправляемой. Как обсудить её с руководителем так, чтобы быть услышанным и понятым? В этом вам помогут приёмы методики «Трудные Диалоги».
1. Проявите эмпатию к своему руководителю.
Поставьте себя на место вашего руководителя и попытайтесь понять его/её чувства. Возможно, вам трудно будет сделать это, но оно того стоит. Именно этот шаг поможет вам изменить ход разговора. Ваш руководитель может испытывать те же сложности в работе, что и вы. Мысль об этом смягчит ваши эмоции, и тогда вы сможете помочь ему/ей правильно увидеть ситуацию и пойти вам навстречу.
Вполне вероятно, в текущих обстоятельствах начальник переживает чувства схожие с вашими. Возможно, он/она получает такую же нечёткую информацию сверху и, так же как и вы, испытывает по этому поводу негативные эмоции. Помогите руководителю понять, что он/она делает ровно то, что ему/ей так не нравится в действиях собственного руководства. Предложите объединить усилия и вместе поработать над решением проблемы. Чтобы избежать недопонимания, примените приём Контрастирование из методики «Трудные Диалоги».
Для достижения желаемого результата в разговоре вы должны руководствоваться не желанием пожаловаться на трудности и сократить объём работы, а желанием эффективно решить задачу, сфокусировавшись на главном. Скажите об этом прямо. Контрастирующее высказывание сообщает о ваших намерениях и о том, чего вы, напротив, не хотите. Оно может звучать примерно так: «Я не пытаюсь избавиться от работы. Я знаю, как сейчас все загружены и как все устали. Я лишь хочу сфокусироваться на главном, чтобы выполнить максимальный объём работы».
2. Не позволяйте руководителю уйти от темы разговора.
Если вы получите от руководителя недостаточно чёткий ответ, проявите настойчивость и попросите разъяснений. Задайте вопросы вроде следующих:
«Я хотел(-а) бы прояснить, какого конкретно результата вы ожидаете и к какому сроку?»;
«Скажите, пожалуйста, какие следующие шаги, по вашему мнению, я долж(-ен/-на) предпринять в рамках новой политики?»;
«Не могли бы вы прояснить: когда вы говорите, что хотели бы видеть …, в каком виде и формате должна быть предоставлена информация?».
3. Поделитесь с руководителем своим видением последствий происходящего.
Не жалуйтесь на загруженность – с ней сталкивается большинство сотрудников. Вместо этого помогите руководителю увидеть неочевидные последствия происходящего. Это могут быть как последствия лично для него/неё и для команды, так и то, что повлияет на качество, срок доставки, стоимость и т.д. Какие-то из них вы уже наблюдаете, другие только прогнозируете и хотите предотвратить.
Самыми важными последствиями будут те, которые касаются наиболее значимых для самого руководителя вопросов. Например:
«На прошлой неделе мы пропустили срок поставки …, и теперь у нас нет времени для того, чтобы…»,
«Меня беспокоит низкое качество продукта, который мы запускаем. Я уже выявил в два раза больше недочётов, чем …»,
«Я боюсь, что, если мы не сконцентрируемся на главном, мы сможем выполнить лишь половину всего объёма работы к сроку сдачи проекта».
4. Вместе с руководителем проведите ревизию ваших обязанностей и зон ответственности.
Если в процессе разговора руководитель демонстрирует чёткое понимание проблемы, не спешите заканчивать беседу. Обсудите ваши роли и зоны ответственности и внесите необходимые изменения. Какие новые обязанности у вас появятся, а какие стоит передать другим сотрудникам? И вам, и вашему руководителю необходимо помнить о том, что качество вашей работы зависит от вашей способности сфокусироваться на наиболее значимых вопросах. Но вряд ли вы сможете заняться ими, если целыми днями будете перескакивать с одной задачи на другую.
По материалам сайта crucialskills.com.
Перевод SmartValues.
При использовании ссылка на www.smartvalues.ru обязательна.
Изучить все приёмы и инструменты ведения трудных диалогов вы можете на тренинге «Трудные Диалоги».
Подробности и регистрация: http://td.smartvalues.ru/.
