13% участников опроса HH.ru хотя бы однажды спали на рабочем совещании. 64% из них делали это потому, что было скучно.
К сожалению, скучное совещание – это обычная практика во многих компаниях. Часто оно становится таким даже не из-за обсуждаемой темы, а из-за плохой организации. Предлагаем вам несколько идей, как можно повлиять на ход собрания, используя приёмы методики «Мастер Влияния» (Influencer©). Чтобы успешно воплотить их в жизнь, вам необязательно быть официальным ведущим совещания или руководителем отдела.
Возьмите ответственность на себя. Неудачные совещания объединяет то, что все участники их ненавидят, но лишь единицы берут на себя ответственность за происходящее.
Начните с признания факта: ваша терпимость к ошибкам в организации и неправильному поведению коллег только укрепляет эти проблемы. Измените ситуацию, предложив ведущему собраний (если вы им не являетесь) воплотить идеи, предложенные ниже. И не забудьте добавить к ним свои собственные.
Помните, что сделать собрание эффективным – это задача всей команды, а не одного руководителя.
Определите проблемы и сформулируйте базовые правила. Составьте список действий ваших коллег - а, может быть, и своих, - которые мешают проведению эффективных совещаний. Изучите их влияние на принятие решений, расход времени и настрой участников. Продумайте несколько - не более пяти - базовых правил, которые помогут предотвратить «вредные» действия.
Назначьте специальную встречу для обсуждения проблем и вариантов их решения. Ваша цель – заручиться поддержкой коллег в тестировании правил. Будьте готовы к замене правил, если увидите, что какие-то из них не работают.
Пример: «Одна из наших проблем - это дисбаланс в поведении участников. Некоторые из нас доминируют, а другие всё время молчат. В качестве базового правила предлагаю рассмотреть следующее: говорить не дольше двух минут за один раз и интересоваться мнением тех, кто не высказался».
Составьте подробную программу совещания. Каждый участник совещания должен получить программу не позднее чем накануне собрания. Она особенно важна для интровертов и тех, кто любит заранее подготовить выступление. Кроме обозначения тем и времени начала и окончания совещания необходимо указать примерную длительность обсуждения каждого вопроса. Участники во главе с ведущим должны придерживаться этих ориентиров.
Пример: «У нас осталось 10 минут на этот вопрос. Мы ещё не слышали мнений Михаила и Ольги. Давайте попросим их высказаться и пойдём дальше».
Договоритесь о том, как вы будете принимать решения. Часто в командах нет чёткого понимания того, как и кто принимает решения. Ожидают ли участия всех сотрудников или решение принимает один человек? Если все вносят свой вклад, то как происходит выбор среди разных вариантов?
Сделайте процесс принятия решения по каждому вопросу максимально понятным. Вы можете выбрать один из следующих форматов:
Директива: Решение уже принято, и участников совещания информируют о нём. Как правило, руководителю нужна помощь команды в его реализации.
Консультация: Сотрудников просят высказать своё мнение. Они могут участвовать в выявлении и оценке разных вариантов, но финальное решение примут не они.
Голосование: Решение принимает команда путём голосования за каждый вариант. Для голосования результат важнее диалога. Поэтому оно работает, только если все участники готовы поддержать победившее решение, независимо от того, кто его предложил.
Достижение согласия: Обсуждать и убеждать до тех пор, пока не будет выработано решения, с которым каждый согласится по доброй воле. Это вариант уместен только, если на повестке собрания а) очень важные, сложные вопросы или б) вопросы, финальное решение по которым должен поддержать каждый участник. Пример: Сотрудник, ответственный за конкретную тему в повестке собрания, говорит: «Коллеги, мы проводим совещание в формате консультации. Мне интересно ваше мнение по вопросу о …».
Призывайте всех участников собрания быть ответственными за его ход и результат. Не рассчитывайте на то, что ведущий собрания в одиночку будет следить за соблюдением правил и программы собрания. Если кто-то из участников видит, что поведение коллеги снижает эффективность обсуждения, он должен сказать об этом и напомнить о соответствующем базовом правиле остальным. Пример: «Иван, ты уже высказался по этому вопросу - давай придерживаться правила двух минут. Сейчас предлагаю узнать мнение остальных. Если останется время, ты сможешь дополнить».
Что делать, если среди участников собрания есть пламенный оратор?
Бывают такие люди, которые готовы долго и эмоционально выступать по тому или иному вопросу. Причём они озвучивают не только конечную идею (она может быть очень ценной), но и весь ход своих рассуждений.
Попробуйте сделать следующее:
- Фиксируйте идеи оратора на флипчарте и следите за тем, чтобы они не повторялись.
- Сделайте небольшую пазу, во время которой у каждого будет возможность сосредоточиться в тишине и записать свои соображения по обсуждаемой теме.
- Применяйте правило двух минут, чтобы побудить коллегу быть кратким и точным в своих высказываниях.
- После того, как человек выступил, пригласите нескольких участников поделиться своими мыслями по поводу услышанного, прежде чем он продолжит говорить.
- Попросите его/её дополнить своё выступление, написав после собрания электронное письмо.
По материалам сайта crucialskills.com.
Перевод компании SmartValues.
При использовании ссылка на smartvalues.ru обязательна.
Узнать больше о программе "Мастер Влияния": info@smartvalues.ru, +7 (495) 626-3006.
