Совещания – это самый главный растратчик рабочего времени. Так считает почти половина участников исследования Atlassian. Именно поэтому 91% из них на этих самых совещаниях присутствует только физически, а мыслями витает где-то очень далеко, 73% потихоньку занимаются более важными делами, а 39% вообще умудряются вздремнуть.
А у вас рабочие собрания вызывают желание поспать, испариться или впасть в транс? А, может, вам хочется взять всё в свои руки и превратить занудство в динамичный разговор по делу? В любом случае, как нам кажется, советы эксперта по ведению трудных диалогов Джозефа Гренни (Joseph Grenny) будут вам полезны. Не важно, являетесь ли вы рядовым участников совещания или руководителем, который его проводит, - речь идёт о вашем времени, о ваших ресурсах. И именно вы можете правильно ими распорядиться и помочь коллегам сделать то же самое.
Приходите на совещание подготовленным
Это поможет вам превратить хаотичную беседу в организованное обсуждение и оказать влияние на его ход. Для этого заранее сформулируйте свою позицию по теме совещания. Не навязывайте её, а сообщите коллегам о готовности поделиться вашим мнением. Как показывает опыт, чаще участники совещания с энтузиазмом и благодарностью воспринимают подобные предложения.
Установите границы
Если совещания в вашей компании часто начинаются с опозданием, а заканчиваются слишком поздно, обозначьте в самом начале беседы ваши временные ограничения.
Это можно сделать так: «Я понимаю, что мы позже начали, но у меня есть договорённость о встрече с N., которую я не хотел бы нарушать. Поэтому в 10:45 мне нужно будет завершить наш разговор».
Прислушивайтесь к себе - говорите открыто - интересуйтесь мыслями и чувствами других
Прислушивайтесь к себе, замечайте свои эмоции и доверяйте им. Если вы чувствуете растерянность, если вам скучно - обратите на это внимание. Не игнорируйте своё состояние. С большой вероятностью, другие участники совещания испытывают схожие чувства. В таком случае тактично и аккуратно поделитесь своими наблюдениями. Не преподносите их как истину в последней инстанции. Сделайте акцент на том, что это лишь ваши чувства и мысли. Затем поинтересуйтесь мнением других.
«Не уверен, что понимаю логику беседы. Мне кажется, мы одновременно обсуждаем три разных вопроса. У кого-то ещё есть такое же ощущение?».
Наведите порядок
Если дискуссия идёт по двум или более направлениям, чётко озвучьте их, суммируйте сказанное и предложите коллегам обсуждать каждый следующий вопрос только после того, как будет достигнута ясность с предыдущим.
«Я слышу две темы за столом: хорошая ли это инвестиция и когда следует оформить сделку. Мне кажется, мы уже приняли решение о покупке и осталось обсудить лишь дату заключения сделки. Это так?».
Задайте вопрос, который никто не решается задать
Если наличие священной коровы – вопроса, который все обходят стороной, - не подлежит сомнению, попросите других подтвердить это. «Судя по некоторым комментариям, не все уверены в правильности первого решения. Так и есть?».
Ищите помехи
Отслеживайте и выделяйте моменты и явления, которые тормозят обсуждение и снижают его эффективность. Каждый участник несёт ответственность за ход совещания. Поэтому, если вы молчите, тем самым вы вносите вклад в плохой результат встречи.
«Похоже, мы достигли согласия по процедуре. Давайте завершим оттачивание формулировок и определим того, кто сделает её черновой вариант».
Проясните договорённости в конце совещания
Редко так бывает, что в конце совещания кто-то подводит его итог, суммирует принятые решения и озвучивает договорённости. Все эти действия занимают лишь 60 секунд, а для будущих встреч они экономят часы. Даже не будучи ведущим собрания, вы можете сказать: «Можем ли мы выделить минуту на то, чтобы суммировать наши договорённости: кто, что и к какому сроку делает? Возможно, я излишне суечусь, но мне хочется быть уверенным, что я правильно понял, что должен делать».
Публикация подготовлена на основе статьи «7 Ways to Stop a Meeting from Dragging On».
Перевод компании SmartValues.
